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Le guide ultime de l’onboarding en startup
Startup, vous intégrez prochainement votre nouvelle recrue ?
Voici l’article à lire pour vous aidez à concevoir un onboarding aux petits oignons.
Startup, vous intégrez prochainement votre nouvelle recrue ?
Voici l’article à lire pour vous aidez à concevoir un onboarding aux petits oignons.
L’onboarding est une phase clé dans l’expérience collaborateur. Un onboarding réussi permet de rendre un collaborateur plus performant plus rapidement, de susciter davantage d’engagement et développe le sentiment d’appartenance et la rétention à long terme.
A l’inverse, même le meilleur des recrutements peut donner lieu à un constat d’échec si la personne n’arrive pas dans les meilleures conditions.
Quelques chiffres pour s’en rendre compte :
86% des collaborateurs prennent leur décision de partir ou de rester dans l’entreprise dans les 6 premiers mois qui suivent leur recrutement
36% des CDI sont rompus avant leur premier anniversaire
4% des nouveaux employés quittent leur travail après un 1er jour désastreux*
N’oubliez pas que la période d’essai est dans les deux sens…
Alors pour vous aider à structurer un processus d’onboarding aux petits oignons pour vos nouvelles recrues, vous trouverez dans cet article les principaux enjeux et les meilleures pratiques que l’on peut mettre en place.
🚨 Il ne s’agit surtout pas ici pas reprendre toutes les pratiques ci-dessous et de les copier-coller. En revanche, elles peuvent être une source d’inspiration, qu’il faudra adapter à votre entreprise, votre contexte, et votre culture.
Afin de structurer ce process, et d’être sûr de ne rien oublier, les meilleurs startups formalisent une checklist complète (sur Notion ou Airtable par exemple), où toutes les tâches sont listées, en précisant qui est en charge, et quand celles-ci doivent être effectuées. Cela vous prendra du temps à formaliser la première fois, mais vous en fera gagner énormément par la suite…
Question préliminaire : A quel moment faut-il formaliser son processus d’onboarding ?
Spontanément je dirais le plus tôt possible, donc dès votre premier recrutement. On ne le construit jamais trop tôt, mais souvent trop tard. Pour autant, à ce stade-là vous avez sûrement d’autres urgences. Mais soyez honnête avec vous-même, vous aurez toujours d’autres urgences… En revanche, il me paraît indispensable d’avoir formalisé ce process quand vous avez plusieurs recrutements sur une année, ou pire encore, quand ce ne sont plus les fondateurs qui gèrent l’onboarding en direct. Si vous confiez cela à un manager, celui-ci aura nécessairement besoin d’un support. Cela vous évitera de vous créer une dette RH.
L’onboarding ne commence pas en effet au 1er jour de votre nouvelle recrue dans l’entreprise, mais dès l’instant où celle-ci accepte votre proposition d’embauche.
On peut faire le parallèle avec l’expérience client : elle ne débute pas quand vous ouvrez la porte d’une boutique. Tout ce qui se passe en amont (communication de la marque, interactions, vitrine, etc.) a un impact sur l’expérience du client. Il en est de même pour l’expérience collaborateur !
Voici donc une checklist des points à prévoir en amont de l’arrivée de votre nouvelle recrue.
Prévoyez tout le matériel nécessaire
- Commandez tout ce qu’il faut : PC / Mac, téléphone, casque, sacoche, badge, cartes de visites, etc. Assurez-vous bien que tout est là pour son 1er jour, c’est un indispensable qui s’anticipe !
- Créez la boîte mail, et ouvrez l’accès aux différents outils.
- Commandez les goodies à l’effigie de l’entreprise.
Débarrassez-vous des formalités administratives
- Contrat de travail (pensez à demander en amont toutes les pièces nécessaires : carte d’identité, certificat de sécurité sociale, RIB)
- Déclaration préalable à l’embauche
- Registre unique du personnel
Autant se le dire, ce n’est pas à cette étape que vous allez créer un effet waou. En revanche, il convient que toutes ces étapes soient bien respectées afin - à l’inverse - de ne pas créer d’irritants qui viendraient polluer l’onboarding.
Communiquez !
- Prévenez l’équipe de son arrivée
- Organisez un déjeuner / une visite des locaux en amont du 1er jour
- Invitez-le aux événements que vous organisez
- Désignez un parrain (à partir de 10/15 collaborateurs)
- Envoyez-lui en amont le programme de son onboarding, et partagez quelques informations sur le fonctionnement de l’entreprise pour limiter son anxiété (horaires, déjeuner, dress code, etc.)
A ce stade, l’enjeu est de faire comprendre à votre prochaine recrue que vous avez préparé son arrivée, qu’il est attendu et que vous êtes tout aussi enthousiaste que lui à l’idée de travailler ensemble.
Evidemment, le 1er jour est capital dans la phase d’onboarding. C’est un peu comme la rentrée des classes : on a hâte d’y être, on veut savoir comment ça va se passer, on est un peu excités (ou pas), et à la fin de la journée, on peut être très content comme très déçu !
Et une bonne première journée ne s’improvise pas, elle se prépare. Alors voici quelques-unes des étapes incontournables pour remplir la 1ère journée (et probablement les suivantes) :
- Organiser un petit-déjeuner d’accueil, ce qui permet de faire les présentations avec l’équipe de manière informelle (Qui s’occupe d’aller chercher les croissants ?).
- Faire visiter les locaux : Où sont les toilettes ? Comment fonctionne la machine à café ?
- Expliquer les différents process internes à l’entreprise : poser ses congés, déclarer ses notes de frais, organiser le télétravail, etc.
- Partager un certain nombre d’informations utiles au quotidien : le code de la porte, le code wifi, l’organigramme, comment se connecter à l’imprimante, etc. Vous n’avez pas encore formalisé toutes ces informations quelque part ? C’est peut-être le moment !
- Prendre en main les outils qu’il sera amené à utiliser au quotidien : Google Workspace, Slack, Notion / Airtable, Hubspot, etc.
- Configurer les petits détails : créer sa signature de mail, mettre sa photo sur les outils, etc.
- Le déjeuner : interdiction de laisser votre nouvel arrivant aller errer dans le quartier à la recherche d’un sandwich. Prévoyez quelque chose !
- Lister les documents à lire : Si vous ne l’avez pas déjà fait, prenez le temps de formaliser un certain nombre d’informations sur une plateforme (Notion, Airtable), afin que tous les collaborateurs puissent y avoir accès : Histoire de l’entreprise, mission, vision, valeurs, présentation corporate et commerciale, etc.
- Prévoir des temps d’échange avec tous les interlocuteurs clés dans l’entreprise, afin qu’ils se présentent, et qu’ils présentent leur activité (cela nécessite de bloquer les agendas en amont !).
- Organiser un temps de feedback en fin de journée afin que la nouvelle recrue puisse vous partager ses premières impressions et questions.
Afin que votre recrue ait de la visibilité sur ce que vous attendez d’elle dans les semaines et les mois à venir, formalisez un plan de montée en compétences, avec des objectifs à 1 semaine, 1 mois, 2 mois, 3 mois et 6 mois par exemple. Cela lui permettra de pouvoir mieux se situer et d’anticiper les prochaines étapes.
Une fois ces objectifs formalisés, posez-vous la questions de savoir de quoi la personne aura besoin pour pouvoir les atteindre, et être rapidement efficace dans son poste.
Il y a certainement un tronc commun à tous les postes que vous pouvez là-aussi formaliser et intégrer au processus d’onboarding :
- La connaissance / compréhension de votre produit / service / solution est importante. Selon votre activité, imaginez les activités qui pourraient lui permettre de mieux se familiariser avec ce que fait l’entreprise.
- Si vous avez formalisé votre culture d’entreprise, vous pouvez prévoir un point dédié sur les valeurs, et la manière dont elles se traduisent au quotidien. Même si celles-ci devraient être vécues - et pas seulement écrites - cela montre que vous y accordez une importance toute particulière.
Au-delà de ces éléments “standards”, la montée en compétence sera propre à chaque poste. Difficile donc de vous donner une checklist, mais il est primordial - pour chaque poste concerné - de prendre le temps de lister les éléments qui sont indispensables à inclure dans la phase d’onboarding, en définissant la bonne temporalité.
Organisez des espaces d’échange, afin que vous puissiez dire à votre recrue ce que vous pensez de son intégration, pour rapidement la rassurer (ou la recadrer si nécessaire), mais aussi et surtout pour qu’elle puisse vous partager ses premières impressions, et vous poser toutes ses questions. C’est d’autant plus important dans les premières semaines, où la personne n’est pas encore forcément très à l’aise pour le faire spontanément.
Prévoyez ce type d’échange dans les agendas à la fin du 1er jour, de la 1ère semaine, du 1er mois, etc.
Ces temps d’échange peuvent avoir lieu avec des personnes différentes pour les structures plus importantes : avec le manager (pour tous les sujets opérationnels), avec les fondateurs (pour partager la vision), avec un parrain (pour les sujets plus informels ou plus sensibles). Pour les stratups early stage, il s’agit souvent d’une seule et même personne ! Vous pouvez alors définir un ordre du jour différent en fonction des points, et changer d’environnement (au bureau ou en dehors par exemple).
Le rapport d’étonnement
Le rapport d'étonnement consiste à demander à votre nouvelle recrue son avis sur ce qu’elle a trouvé de positif et de perfectible, dans sa phase d’onboarding, et dans l’entreprise de manière générale. En lui demandant ce qui l’a étonné, vous bénéficiez de son œil neuf, vous valorisez son point de vue, et vous enrichissez votre processus d’onboarding de façon continue…
Ce temps d’échange s’organise au minimum au bout de quelques semaines, pour que la personne ait suffisamment de matière à apporter, mais pas trop tard non plus pour qu’elle ne soit pas encore “déformée” par l’entreprise, et garde son regard extérieur : entre 1 et 2 mois après son arrivée par exemple.
C’est là aussi un exercice qui se prépare : vous pouvez par exemple préparer un draft organisé par section (votre avis sur l’entreprise en général, le produit / service, les process internes, la culture d’entreprise, l’organisation de l’onboarding), et lui demander de le remplir au fur et à mesure afin qu’elle puisse vous donner des exemples précis et concrets.
La fin de la période d’essai
C’est un “détail” que négligent beaucoup de startups, mais qui n’en n’est pas un pour beaucoup de collaborateurs. Si tout se passe bien, faites-le lui savoir en amont ! S’il y a des choses à corriger, idem. C’est là où les différents temps de feedbacks seront précieux pour vous.
Ce qu’il faut éviter, c’est que la personne vienne vous voir le soir de son dernier jour de période d’essai pour savoir si elle doit bien revenir le lendemain…
Et encore une fois, n’oubliez pas que la période d’essai va dans les deux sens, donc pensez aussi à sonder votre nouvelle recrue sur la manière dont elle se projette dans l’entreprise. Cela pourra vous éviter une mauvaise surprise ! Mais si vous avez préparé un onboarding de choc, peu de chances que vous en arriviez là…
Anticiper, préparer, prévoir, organiser… C’est avant tout ça un bon processus d’onboarding. On pourrait également ajouter “imaginer” : imaginez un process qui vous ressemble, qui diffuse votre culture d’entreprise, et qu’on ne retrouvera nulle part ailleurs.
A vous de jouer !
* Source : Etude Deloitte, Onboarding Software Solutions, 2014
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