Vous venez de trouver votre première recrue ? Félicitations !
Il vous faut maintenant vous occuper des formalités administratives, afin que son arrivée se fasse dans les règles. Pas facile de s’y retrouver quand on recrute pour la première fois, alors je vous explique tout dans cet article.
Spoiler alert : D’expérience, la grande majorité des CEO que j’ai interrogés sur ces questions, ont très rapidement pris des outils qui leur facilitaient toutes ces démarches (Payfit & Alan très souvent). Ils ont certes un coût, mais vous ferons gagner du temps, et allégerons votre charge mentale. C’est même un no-brainer pour tout ceux qui ont franchi le pas.
Le premier reflexe à avoir est de demander à votre futur collaborateur toutes les pièces dont vous allez avoir besoin pour gérer les formalités administratives :
- Sa carte d’identité
- Son RIB
- Son attestation de droits CPAM
Pour un salarié étranger (hors Allemagne, Andorre, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Monaco, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Saint-Marin, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse), vous devrez également lui demander un titre de séjour qui lui donne une autorisation de travail.
Le contrat de travail
La rédaction du contrat de travail est un exercice bien spécifique : il comprend tout un tas de mentions et de clauses obligatoires selon les cas de figure. L’idée n’est pas ici de tout lister, vous trouverez plein d’articles sur le sujet. Vous pouvez donc vous essayer à l’exercice, mais même en y passant des heures, vous aurez toujours un doute sur sa validité, et sur les risques que vous encourez.
Dans les faits, vous aurez besoin de solliciter de l’aide. La LegalTech Kanoon par exemple, donne des modèles de contrat de travail, que vous pouvez adapter en remplissant un questionnaire, ce qui vous permet de générer simplement et gratuitement, des premiers contrats de travail conformes à la loi.
En cas de doute, ou pour des recrutements spécifiques, il vaut mieux se tourner vers des avocats spécialisés. Certains cabinets sont davantage “startup friendly” que d’autres. Pour avoir déjà travaillé avec eux, je recommande sans problème Abari Avocats par exemple.
Les différentes formalités administratives
La DPAE
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit se faire dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié. Cette démarche s’effectue via Net-Entreprise.fr, sur lequel vous devrez préalablement vous créer un compte.
Pour votre première embauche, la DPAE vous permettra d’immatriculer l’entreprise au régime général de la sécurité sociale, et de vous affilier au régime d’assurance chômage.
La DPAE vous permettra également de faire la demande de visite d’information et de prévention, obligatoire dès le premier salarié. Le salarié sera ensuite convoqué par la médecine du travail. Cette visite doit être faite dans les 3 mois qui suivent l’embauche.
Le Registre unique du personnel
Vous devrez également remplir le Registre unique du personnel. Il s’agit d’une obligation pour toutes les entreprises, dès le premier salarié. Vous devrez y notifier un certain nombre d’informations pour chaque collaborateur. S’il s’agit de votre première recrue, voici un modèle de registre que vous pouvez utiliser.
La DUERP
Toutes les entreprises ont l’obligation d’établir et d’actualiser un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). Ce document, qui doit être produit dès l’embauche du premier salarié, sert à répertorier et classer les différents dangers auxquels sont exposés les salariés sur leur lieu de travail pour leur sécurité ou leur santé.
Pour éditer votre DUERP, vous pouvez utiliser l’outil gratuit mis en ligne par l’Assurance Maladie.
La DSN
La Déclaration sociale nominative est une déclaration en ligne à produire chaque mois, sur la base de vos informations de paie. Vous devrez la remplir au plus tard le 15 du mois suivant la période d’emploi rémunérée. Exemple : si votre collaborateur arrive le 1er Mars, vous devrez remplir votre première DSN avant le 15 Avril. Puis chaque mois, toujours avant le 15. La déclaration se fait également via votre compte Net-Entreprise.fr.
Ces démarches sont souvent prises en charge par la plupart des logiciels de paie, un outil qui vous sera rapidement indispensable pour éviter un casse-tête mensuel. On pense bien sur à un outil comme Payfit qui est le plus utilisé en France, et particulièrement en startup. Si cela a certes un coût (environ 70 € par mois pour votre premier salarié), cela vous fera assurément économiser pas mal d’heures et de nœuds au cerveau.
Par ailleurs, des solutions gratuites ont aussi été mises en place par l’URSSAF, avec le service TESE, qui centralise un certain nombre de démarches.
Les autres obligations de l’employeur
Les obligations en matière de protection sociale
En tant qu’employeur, vous devez souscrire à différents organismes sociaux : retraite, mutuelle et prévoyance.
Adhérer à une caisse de retraite
Toutes les entreprises du secteur privé cotisent obligatoirement à l’Agirc-Arrco. Vous n’avez aucune démarche à effectuer pour cela. L’adhésion est automatique avec la première déclaration sociale nominative (DSN). Vous recevrez un certificat d’adhésion qui précise les noms et coordonnées de votre caisse de retraite complémentaire et les taux des cotisations Agirc-Arrco qui s’appliquent à votre entreprise.
Affiliation à la mutuelle et à la prévoyance
Toutes les entreprises ont pour obligation de proposer une couverture complémentaire santé collective à ses salariés. Cette obligation s’applique pour tous les salariés en CDI, ou pour les CDD de 3 mois ou plus (Attention cependant à vérifier votre convention collective ou votre accord de branche, ou certains critères peuvent être mieux-disant que le cas général). L’employeur doit prendre en charge au moins 50% du coût pour l’employé.
Contrairement à la mutuelle, la prévoyance n’est elle obligatoire que pour les Cadres. Mais là-aussi, certaines conventions collectives et certains accords de branche l’ont rendu obligatoire.
Mais au-delà de l’aspect légal, il faut également y voir un levier d’attraction et de rétention des collaborateurs. Le coût est assez minime pour ne pas raisonner uniquement à l’économie.
Pour mettre en place ces dispositifs, la majorité des fondateurs avec qui j’échange se tournent vers Alan, pour la simplicité de mise en œuvre et de suivi. Mais d’autres acteurs existent, à vous de faire votre benchmark.
L’affichage obligatoire dans les locaux
L’employeur qui embauche son premier salarié a aussi l’obligation d’afficher un certain nombre d’informations dans les locaux de l’entreprise : les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail, les références à la convention collective applicable, le DUERP, etc.
Si vous souhaitez être parfaitement en règle là-dessus, vous pouvez consulter la liste de tous les affichages obligatoires.
Les documents à remettre au salarié
Certains documents doivent être remis au salarié à son arrivée dans l’entreprise :
- Un exemplaire de son contrat de travail
- Une copie de la DPAE, ou un accusé de réception
- Sa convocation pour la visite médicale d’embauche
- Ses documents d’affiliation aux différents organismes sociaux (retraite complémentaire, mutuelle et prévoyance)
Un stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, les démarches administratives sont donc très light. Vous aurez simplement à l’inscrire au Registre unique du personnel. Pas de DPAE, pas de DSN etc. Vous devrez en revanche signer une convention de stage, directement avec l’école concernée.
Quelques informations complémentaires sur le recrutement de stagiaires :
- Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires au maximum en même temps.
- Les employeurs doivent respecter un délai de carence avant de remplacer un stagiaire. Celui-ci correspond à 1/3 de la durée du stage. Vous devrez donc attendre 2 mois pour remplacer un stagiaire qui a passé 6 mois chez vous par exemple. Cette obligation ne s'applique pas si c’est le stagiaire qui interrompt le stage.
- Une gratification minimale est obligatoirement versée au stagiaire si la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs. Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 4,35 €, mais certaines branches professionnelles appliquent un montant minimum supérieur. Pour calculer la gratification à verser à votre stagiaire, vous pouvez utiliser ce simulateur en ligne.
La première des démarches à faire quand vous souhaitez recruter un alternant, est de vous rapprocher de votre OPCO afin de formaliser la démarche. Votre OPCO vous demandera alors de remplir un formulaire CERFA, qui comprend un certain nombre d’informations que l’école de l’alternant pourra vous donner. Vous formaliserez alors un contrat d’alternance, entre vous, l’étudiant, l’école et l’OPCO, qui rendra possible son embauche. C’est également par ce biais que vous pourrez demander à votre OPCO le versement de l’aide pour l’embauche d’un alternant.
Si cette démarche remplace la rédaction du contrat de travail, pour le reste, les alternants / apprentis sont considérés comme des salariés à part entière. Les démarches sont donc les mêmes : DPAE, Registre unique du personnel, DSN, protection sociale etc.
Une différence tout de même : pour les alternants, la visite médicale doit se tenir dans les deux mois qui suivent son embauche, contre trois mois pour un salarié en CDI.
Quelques informations complémentaires sur le recrutement d’alternants :
- Un contrat d’apprentissage peut-être rompu sans motif, par l‘entreprise ou par l’apprenti, pendant les 45 premiers jours en entreprise.
- Sa rémunération dépend de son âge et du niveau de diplôme préparé. Là aussi, vous pouvez utiliser un simulateur en ligne afin de savoir à quoi vous attendre.
Vous avez là les principales démarches qui accompagneront vos premiers recrutements. Si vous avez la moindre question ou le moindre doute sur l’ensemble de ces démarches, des conseillers spécialisés en droit du travail peuvent vous accompagner dans toutes ces démarches, via ce formulaire de contact.
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