Le tool kit pour lancer mon premier recrutement

Voici quelques conseils complémentaires sur la manière de conduire vos entretiens :

- Prenez en note tout ce que vous dit le candidat, et analysez les notes à froid
- Croisez les regards : si vous êtes plusieurs personnes à rencontrer un candidat, pensez bien à structurer votre feedback entre chaque entretien. Cela vous permettra de venir approfondir un point de doute ou une zone d’ombre dans un 2nd temps. Cela vous permettra également de challenger votre propre perception.
- Laissez la candidat parler au moins 70% du temps. Vous devez l’évaluer, pas faire un one man show.
- Posez un maximum de questions ouvertes afin d’inviter le candidat à s’exprimer. Bannissez les questions qui commencent par “Est-ce que …”, et les questions induites (”Ne pensez-vous pas que …”).
- N’hésitez pas à reformuler les propos du candidat. Cela vous permettra d’être sûr d’avoir saisi l’idée clé, et démontrer votre écoute active.
- Cadrez et gardez le contrôle de l’entretien : certains candidats peuvent manquer de synthèse, ou à l’inverse, ne pas vous donner suffisamment de détails sur des éléments qui vous intéressent. A vous de bien cadrer ou relancer afin d’obtenir tous les éléments dont vous avez besoin en fin d’entretien. Ne vous laissez pas déborder !
- Indiquez la suite du process en fin d’entretien, et le timing sous lequel vous pourrez faire un retour au candidat. Cela lui permettra d’avoir de la visibilité et d’éviter de rester dans le flou.

La mise en situation
En marge d’un entretien, une des meilleures choses à faire pour vous faire une idée de la manière dont un candidat pourra occuper un poste, est de le mettre en situation.
Chaque mise en situation dépendra bien sur du poste dont il est question.

Vous recrutez un sales ? Quels sont selon vous les arguments à mettre en avant face à tel type de prospects ? Comment structureriez-vous votre prospection ?
Vous recrutez un profil marketing ? Quels sont les éléments de content sur lesquels vous pensez qu’il serait pertinent de communiquer ? Quels sont les outils qu’il faudrait déployer selon vous dans notre situation ?

A vous de réfléchir en amont à des questions contextualisées, qui vous permettront de vous faire une meilleure idée sur l’impact qu’un candidat pourra avoir en vous rejoignant.

Pour que ces mises en situation soient pertinentes, il faut veiller cependant à quelques points importants :
- Les questions ne doivent pas être trop simples : si les réponses que vous attendez sont contenues dans votre annonce, ou sont trop évidentes, aucun intérêt !
- Elles ne doivent pas être non plus trop compliquées ! Le candidat doit avoir assez d’informations et d’éléments de contexte pour pouvoir vous apporter une réponse assez précise. Sans ça, il peut avoir l’impression que vous lui tendez un piège, et pourra perdre ses moyens.
- Laissez-lui le temps de la réflexion : A chaud, difficile d’avoir une réponse pertinente et structurée. N’hésitez pas à lui laisser quelques minutes pour qu’il travaille sur un sujet qu’il vous présente ensuite. Vous pouvez également lui demander de plancher sur un sujet entre deux entretiens, et lui demander de vous faire une restitution lors de l’entretien suivant. Cela vous permettra de voir comment le candidat travaille la réponse qu’il vous apportera.

Focus sur les biais
L’un de nos principaux ennemis dans un entretien, sont les biais que nous avons et qui peuvent influencer notre jugement. Il est illusoire de penser que nous n’avons aucun biais, il faut simplement les connaître, en avoir conscience, et essayer de réduire au maximum leur impact sur notre jugement.

Le premier de ces biais est le stéréotype. Le genre, l’âge, ou même l’adresse par exemple, peuvent nous amener des préjugés sur la manière dont la personne occupera sa fonction. Toutes ces informations peuvent influencer votre évaluation mais donnent lieu à des jugements infondés quant à la capacité de la personne à occuper le poste.

Il existe par ailleurs un certain nombre de biais cognitifs moins connus, donc plus sournois, qui peuvent influencer notre jugement. Impossible ici de tous les lister, mais voici les principaux biais auxquels vous pourrez être confrontés. Le tout est d’en avoir conscience pour limiter leur influence !

- L’effet de halo / la 1ère impression : Un candidat arrive en retard, un peu débraillé, et vous semble un peu perdu. Vous vous dîtes que ça démarre mal. Il a peut-être simplement eu un problème de transport, cela n’induit en rien sa capacité à être efficace dans le poste que vous proposez ! Ne restez pas là-dessus, donnez lui sa chance : notez ce mauvais départ, et faîtes reset, pas besoin de rester bloqué là-dessus.
- Le biais de confirmation : Il consiste à ne voir que les éléments qui vont venir confirmer votre premier jugement, et pas ce qui va venir le nuancer. “Je le sens bien ce candidat” : attention à ne pas entendre que ce qui va venir vous donner raison. En ayant conscience de ce biais, vous encourager votre cerveau à entendre tous les points, positifs comme négatifs.
- Le biais de projection : Ce candidat vous fait penser à Michel qui est super bon dans son job ? Ils ont la même formation, et sont tous les deux passés par telle entreprise ? Ils va sûrement être aussi bon que lui ! Warning : vous êtes en train de créer une armée de petits Michel. Attention à ne pas laisser passer un candidat, qui n’a pas le CV de Michel, mais qui pourra très bien faire le job pour autant. Ce biais fonctionne aussi à l’inverse : si la candidat vous fait pensez à une personne dont vous avez une mauvaise image, ce n’est pas une raison pour le disqualifier dès le départ !
- L’effet de récence : Un candidat fait un super entretien, mais termine sur une mauvaise note, vous aurez tendance à accorder trop d’importance à cette dernière impression, justement parce que c’est la dernière. L’inverse fonctionne également là aussi, ne vous laissez pas piéger par cette dernière impression.

Il existe des centaines de biais cognitifs de ce type, qui peuvent influencer vos décisions, que ce soit en recrutement ou dans tout type de situations. L’important et d’en avoir conscience, et de tout faire pour limiter leur impact. Un candidat a-t-il plus de chance d’avoir le poste si vous le rencontrez un vendredi à 10h quand vous êtes de bonne humeur, ou à 18h alors que vous n’attendez que de partir en weekend ?

Certes, vous ne pouvez pas prévoir vos entretiens uniquement le vendredi à 10h pour qu’ils soient tous sur un pied d’égalité, mais pour le reste, essayez d’objectiver un maximum : les guides d’entretien vous permettront de poser systématiquement les mêmes questions de la même manière (et d’éviter le biais de cadrage), prenez note de tout ce que vous dit le candidat, et analysez vos notes à froid, cela vous aidera à maîtriser un certain nombre de ces biais.

Focus sur la motivation
Dans n’importe quel poste, n’importe quelle entreprise, mais probablement encore davantage dans un environnement early stage, les motivations jouent un rôle essentiel dans la capacité de la personne à rester performant et épanoui sur le long terme.

Ce qui caractérise la majorité des startups early stage - si ce n’est toutes - c’est qu’elles ont besoin d’avancer vite, sur tous les sujets, avec un certain degré d’urgence. Par ailleurs, nous ne sommes pas dans une boîte du CAC 40 qui a des process bien définis, des fiches de poste précises desquelles on ne peut pas sortir, etc. Au contraire, on demande souvent aux collaborateurs dans ce contexte de faire preuve d’autonomie, de proactivité, de prise d’initiative, de dépassement de fonction, de curiosité, de débrouillardise, etc. Il faut donc que votre future recrue puisse facilement s’intégrer à cet environnement particulier et s’y épanouir. Cela demande d’avoir une posture entrepreneuriale que tous les candidats n’ont pas, et surtout n’aspirent pas à avoir !

Il est donc d’autant plus important de comprendre ce qui fait vibrer vos candidats, quels sont leurs drivers, ce que la personne a apprécié dans telle ou telle expérience, ou au contraire ce qui a fini par la frustrer. Amenez le candidat à s’interroger, au-delà de l’opportunité pour laquelle vous le rencontrez, ce qu’il a besoin de trouver dans son entreprise, dans son poste, dans sa relation avec son manager, pour être épanoui sur le long terme.
Le besoin de réalisation, d’atteindre des résultats, de prendre des responsabilités ?
L’aventure collective, le partage, les interactions sociales ?
Le besoin d’autonomie, de liberté, de prise d’initiative ?

Chacun peut avoir des leviers de motivation différents, le tout est de comprendre comment fonctionne la personne en face de vous, et de vous assurer que cela puisse matcher avec l’expérience que vous proposez. Il est particulièrement important d’être alignés à 100% sur ce point. L’expérience early stage est aussi souvent caractérisée par un certain nombre de facteurs (équipe réduite, prise de risque, résultats qui peuvent tarder à venir, incertitude, etc.) qui peuvent amener le candidat à perdre pied d’autant plus vite si la motivation n’est pas au rendez-vous.

Afin de vous assurer de sa motivation, vous pouvez prendre un moment pour dépeindre le pire tableau possible du poste que vous lui proposez. Voyez comment il réagit après avoir descendu en flamme votre entreprise, son avenir, le poste, les missions, etc. Beaucoup de candidats idéalisent la vie en startup. Il faut aussi leur montrer une réalité dure, froide, quitte à exagérer cet aspect-là, afin de ne pas avoir de mauvaise surprise. Si vous n’avez pas réussir à atteindre son enthousiasme, c’est plutôt bon signe…

Evaluer le culture-fit
De mon point de vue, surtout dans une startup early stage, il est indispensable de s’assurer pendant le processus de recrutement que le candidat corresponde bien à l’ADN de l’entreprise.
Cela lui permettra de plus facilement s’y intégrer, s’y épanouir, y performer, et tout cela dans la durée. Côté entreprise, c’est s’assurer que vous faîtes monter à bord quelqu’un qui partage vos valeurs, qui va adhérer à la vision, et qui pourra cultiver un réel sentiment d’appartenance.

Evidemment, cela nécessite en amont d’avoir formalisé sa culture d’entreprise, pour savoir de quoi nous parlons.
Une fois cette culture formalisée, vous devrez reprendre les éléments qui la constituent, et pour chacun d’entre eux, identifier une série de questions qui vous permettront d’avoir des éléments tangibles sur la capacité de votre candidat à y adhérer. La culture d’entreprise étant par définition propre à toute la startup, il faudra nécessairement aborder ces questions dans tous les entretiens que vous mènerez, quel que soit le poste ou le niveau concerné.
Mais il y a également une part d’intangible dans la culture d’entreprise. Vous aurez parfois une impression / un sentiment, sur lequel vous aurez du mal à mettre des mots précis (le feeling). Pour tenir compte de cela, sans inclure trop de subjectivité, une des bonnes pratiques peut constituer à faire rencontrer le candidat à l’ensemble de l’équipe, lors d’un échange collectif informel. Si tout le monde partage ce même sentiment (qu’il soit bon ou mauvais), il sera important d’en tenir compte dans votre décision finale.

Enfin, il faut garder en tête que le culture-fit doit se faire dans les deux sens. Il faut que vous arriviez à vous projeter avec cette personne, mais elle doit aussi se projeter dans l’entreprise. Il est donc important à un moment du processus de recrutement (après l’avoir évaluée), de partager votre culture, le plus précisément possible, afin de voir comment la personne réagit par rapport à cela.

L’expérience candidat
A cette étape, l’autre objectif est a minima de ne pas faire fuir vos candidats, voir même idéalement de les attirer (surtout les bons en l'occurrence). Donc n'oubliez pas de vendre votre boîte, de parler de la vision, de ce que vous avez déjà fait, des retours du marché, etc. Il faut que la personne ait suffisamment d'éléments pour pouvoir se projeter chez vous.
Dans cet exercice, il ne faut parfois pas être trop honnête. Si certains éléments ne sont pas vendeurs du tout - ce qui arrive au tout début d'un projet - vous n'êtes peut-être pas obligé de les mentionner. C'est aussi une phase de séduction, ne déballez pas tous vos défauts et vos mauvaises habitudes dès le 1er RDV. Il faut donc vendre un peu de rêve, mais pas trop : si la personne se rend compte au bout de 2 semaines que vous avez pipoté pour l'attirer, cela n'ira pas beaucoup plus loin. Pour résumer, disons qu'il faut parler du projet sous son meilleur jour !

Le processus de recrutement doit être une vitrine de votre entreprise. Il reflète votre mode de fonctionnement en interne. Mais même si vous avez habituellement une organisation perfectible, il est important de faire l’effort d’apporter de la clarté aux candidats. Afin que ceux-ci puissent se projeter, expliquez-leur clairement la suite du processus à chaque étape. Expliquer, et même sur-expliquer (confirmer les dates, les heures, les personnes rencontrées à chaque fois), c’est montrer au candidat, que vous prenez soin de lui, et que vous voulez le rassurer sur la suite.

Pour vous donner toutes les chances qu’un candidat vous rejoigne, soyez réactif ! Vous avez certainement plein d’autres choses sur le feu, mais rien de pire que de laisser un candidat sans nouvelle. Mettez-vous à sa place, un candidat préfèrera toujours recevoir un mail ou un SMS disant que vous êtes chargés, et que vous lui ferez finalement un retour avec quelques jours de retard, plutôt que de le ghoster. Occupez-vous de vos candidats comme vous vous occupez de vos prospects, c’est la meilleure manière de réussir à les convertir en collaborateurs.

Donnez du feedback ! Qu’un candidat soit retenu ou pas, chacun apprécie d’avoir un retour sur son entretien, sur les points positifs que vous avez perçus, et sur les raisons qui expliquent que vous n’avancerez pas avec lui. Vous avez un retour négatif à faire à 3 candidats ? Prenez 10 minutes de votre temps pour tous les appeler. Remerciez-les pour l’intérêt et le temps investi, et expliquez leur de manière transparente pourquoi vous ne donnez pas suite. D’expérience, les personnes sont agréablement surprises de voir que l’on prend ces quelques minutes pour eux, et vous remercieront pour votre considération et votre transparence. Par ce genre de petites actions, vous soignez votre marque employeur : chacun de ces candidats est un ambassadeur potentiel de votre entreprise, à vous de choisir si vous voulez qu’il parle de vous en bien (”Je n’ai pas été pris, mais j’ai vraiment apprécié l’expérience et la manière dont ils ont fait les choses”) ou en mal (”j’attends toujours de leurs nouvelles, j’imagine que je ne serai pas pris, ils auraient au moins pu me le dire” / “je me suis investi dans ce process de recrutement, et j’ai reçu un mail standard me disant que je n’étais pas pris”).